КСеФ – Национальная система электронных счетов-фактур

Цель процедуры КСеФ

Целью процедуры является установление правил выставления, получения и архивирования структурированных счетов-фактур при использовании Национальной системы электронных счетов-фактур (КСеФ) и обеспечение соответствия действий компании положениям закона о НДС и нормативным актам. Процедура также определяет правила предоставления и контроля прав доступа пользователей и взаимодействия с внешним финансово-бухгалтерским программным обеспечением.

Объект и предмет применения

Процедура применяется ко всем организационным подразделениям компании, участвующим в процессе счетов-фактур, обращения документов и учета хозяйственных операций. Она охватывает в частности процесс выставления счетов-фактур продажи, получения счетов-фактур покупки из КСеФ, обработку корректировочных счетов-фактур и связанных документов.

Права доступа и доступ к КСеФ

Доступ к КСеФ осуществляется через Модуль сертификатов и аутентификации (МСА), в котором руководство или уполномоченное лицо предоставляет пользователям соответствующие роли и права доступа. В частности, различаются права администратора (управление пользователями и токенами), права работы в КСеФ и права работы с клиентами в случае бухгалтерского офиса.

Выставление структурированных счетов-фактур

Структурированные счеты-фактуры составляются в формате XML в соответствии с текущей логической структурой КСеФ и передаются в систему через приложение налогоплательщика или интегрированное финансово-бухгалтерское программное обеспечение. Счет-фактура считается выставленным в момент его успешной передачи в КСеФ, а получены – с момента присвоения ему идентификационного номера системой.

Получение счетов-фактур и проверка

Счеты-фактуры покупки получаются из КСеФ уполномоченными лицами или системой учета, интегрированной с помощью технического токена, а затем подвергаются содержательной и формально-бухгалтерской проверке. Только после правильной проверки счеты-фактуры передаются на учет и включаются в налоговые реестры и бухгалтерские книги.

Архивирование и контроль

КСеФ обеспечивает хранение счетов-фактур в течение периода, установленного нормативными актами, однако компания ведет свои собственные реестры и отчеты, обеспечивающие проверку полноты и согласованности данных. Периодически проводится проверка прав доступа в МСА и тесты совместимости интеграции систем для минимизации риска ошибок в процессе счетов-фактур.

Процедура КСеФ

Определения и основные термины

Структурированный счет-фактура (электронный счет-фактура) – счет-фактура, выставленный при использовании КСеФ в формате XML структуры FA(3), с присвоенным системой идентификационным номером. С 1 февраля 2026 г. обязателен для выставления; с той же даты все предприниматели должны принимать счеты-фактуры из КСеФ.

Дата выставления счета-фактуры (режим ОНЛАЙН) – дата передачи файла XML в КСеФ, если дата, указанная в поле P_1 (дата счета-фактуры), совпадает с датой передачи. Если передача произойдет позже, счет-фактура считается выставленной в режиме offline24, а датой выставления является дата из поля P_1. Дата в поле P_1 не может быть будущей датой – грозит отклонением файла.

Номер КСеФ – уникальный идентификатор счета-фактуры, автоматически присвоенный системой после проверки и принятия файла XML. Присваивается одновременно с выдачей Официального свидетельства о получении (ОСП).

Сроки процедуры выставления

Шаг 1: Проверка прав доступа – Налогоплательщик или уполномоченное лицо проверяет объем прав доступа на выставление счетов-фактур в КСеФ (автоматический для индивидуальной деятельности; для компаний – через уведомление ЗАВ-ФА, назначающее представителя).

Шаг 2: Аутентификация – Вход в программу выставления счетов-фактур с использованием Доверенного профиля, квалифицированной подписи, квалифицированной печати, сертификата КСеФ или технического токена.

Шаг 3: Заполнение данных – Налогоплательщик заполняет все обязательные элементы счета-фактуры в интерфейсе программы, интегрированной с API КСеФ 2.0, в соответствии со структурой FA(3): данные сторон сделки, суммовые данные, позиции счета-фактуры, ставку налога на добавленную стоимость, а при необходимости – специфические данные (например, корректировочный счет-фактура – номер исходного счета-фактуры; авансовый – данные заказа).

Шаг 4: Отправка счета-фактуры – Передача файла XML в КСеФ в интерактивной сессии (отдельный XML до 1 МБ) или пакетном режиме (архив ZIP до 100 МБ). Система проверяет соответствие файла схеме структуры FA(3), проверяет права выставляющего и дубликаты (на основе НДС-номера продавца, даты выставления и типа счета-фактуры).

Шаг 5: Подтверждение выставления – КСеФ присваивает номер счета-фактуры и выдает ОСП. Счет-фактура вступил в правовой оборот и не может быть отредактирован или аннулирован – единственным способом исправления ошибки является выставление корректировочного счета-фактуры.

Сроки архивирования и контроля

Хранение в КСеФ – 10 лет с конца года, в котором был выставлен счет-фактура. По истечении этого срока система автоматически удаляет счет-фактуру; налогоплательщик не имеет возможности самостоятельного удаления (независимо от правильности).

Получение счета-фактуры покупателем (для покупателя с НДС-номером) – Дата присвоения системой номера КСеФ (не требует действий покупателя). Для субъектов согласно ст. 106gb п. 4 закона (иностранные, потребители, без НДС-номера) – дата фактического получения счета-фактуры способом, согласованным вне КСеФ.

Сроки внедрения обязательного использования КСеФ

• 1 февраля 2026 г. – для налогоплательщиков с продажами > 200 млн зл в предыдущем году; обязательство приема счетов-фактур для всех.
• 1 апреля 2026 г. – для остальных предпринимателей.
• 1 января 2027 г. – для наименьших субъектов (продажи < 100 тыс. зл в год, освобожденные от НДС в пределе 200 тыс. зл).

Среды и токены

Тестовая среда – доступна с 30 сентября 2025 г.; для тестирования интеграции систем и процедур (данные анонимизированы).

Предпроизводственная (демо) среда – с октября 2025 г.; перед внедрением в производстве.

Производственная среда – с 1 февраля 2026 г.; реальные счеты-фактуры обязательны.

Технический токен – метод аутентификации для финансово-бухгалтерских программ, интегрированных с API КСеФ 2.0; управляется в приложении налогоплательщика КСеФ или мобильном приложении КСеФ.

Сертификат КСеФ – требуется для кодов QR OFFLINE (тип 2, для проверки идентичности выставляющего offline24); генерируется в приложении налогоплательщика КСеФ.

Правила исправления и регистрации

Корректировочный счет-фактура – единственный способ исправления ошибки в выставленном электронном счете-фактуре (с 1 февраля 2026 г. будет отменена обязанность выставления корректировочных уведомлений). Корректировочный счет-фактура содержит номер КСеФ исходного счета-фактуры и указывает различия (уменьшения или увеличения).

Отсутствие редактирования и отмены – После принятия файла XML в КСеФ счет-фактура не может быть отредактирован или аннулирован. Счет-фактура вступил в оборот и хранится в течение 10 лет.

Дубликаты – Система проверяет дубликаты на основе: НДС-номера продавца, даты выставления (поле P_1) и типа счета-фактуры. Повторная передача того же файла будет отклонена.